Działalność księgowa a RODO

W dobie cyfryzacji procesów biznesowych oraz rosnącego znaczenia ochrony danych osobowych szczególną uwagę należy zwrócić na wprowadzone w 2018 roku przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Księgowość to dziedzina, w której często dochodzi do przetwarzania danych osobowych, takich jak imiona i nazwiska, numery PESEL, adresy zamieszkania czy informacje o wynagrodzeniach. Troska o ochronę tych danych jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z RODO, ale także kluczowym elementem zaufania klientów do firmy księgowej.

Zakres danych objętych RODO

RODO wprowadza różne rodzaje danych objętych ochroną, m.in. dane identyfikujące osoby fizyczne, dane kontaktowe, dane ekonomiczne (numer rachunku bankowego) czy dane szczególnej kategorii, do których zaliczane są informacje o zdrowiu czy przynależności do związku zawodowego. W przypadku działalności księgowej istotne są dane identyfikujące i kontaktowe klientów oraz pracowników.

Podstawy prawne przetwarzania danych w działalności księgowej

Przetwarzanie danych osobowych powinno opierać się na jednej z podstaw prawnych wymienionych w RODO. W przypadku działalności księgowej najważniejszymi są realizacja obowiązków prawnych (np. prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych), wykonywanie umowy (np. świadczenie usług księgowych) oraz prawnie uzasadniony interes administratora (np. dochodzenie roszczeń).

Środki bezpieczeństwa danych osobowych

RODO wymaga od administratorów wprowadzenia odpowiednich środków, aby chronić dane osobowe przed niepowołanym dostępem, wyciekiem, utratą czy zmianą. W działalności księgowej może to obejmować szyfrowanie plików z danymi, stosowanie zabezpieczonych połączeń czy implementacja systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Prowadzący działalność księgową powinni dążyć do ciągłego zwiększania poziomu ochrony danych osobowych oraz monitorowania zmian w przepisach dotyczących RODO.