Jak i kiedy można rozliczyć koszty paliwa w firmie?

W zależności od rodzaju działalności, przepisów prawnych oraz polityki wewnętrznej przedsiębiorstwa, istnieją różne metody rozliczania wydatków związanych z zakupem paliwa.

Rozliczenie na podstawie fakturowanej ilości paliwa

Jedną z najprostszych metod rozliczenia kosztów paliwa jest wystawienie faktury VAT, która dokumentuje ilość zakupionego paliwa oraz jego cenę. Przedsiębiorca może wystawić taką fakturę na podstawie dowodu zakupu paliwa, którym może być paragon lub faktura zakupu.

Niektóre firmy pozwalają swoim pracownikom na korzystanie z prywatnych pojazdów w celach służbowych. W takim przypadku pracownik ma prawo do zwrotu kosztów związanych z zakupem paliwa potrzebnego do realizacji zadań służbowych. Pracownik musi zgłosić takie wydatki w formie raportu, który zostaje następnie sprawdzony przez dział księgowości firmy i rozliczony na podstawie faktur VAT lub paragonów.

Rozliczenie na podstawie limitu kilometrów

W przypadku gdy firma nie chce kontrolować ilości zużytego paliwa przez pracowników, może zastosować metodę limitowania liczby przejechanych kilometrów. W takim przypadku pracownik otrzymuje określony limit kilometrów do przejechania w ramach swoich obowiązków służbowych. Po przekroczeniu tego limitu pracownik musi pokryć koszty paliwa z własnej kieszeni.

Rozliczenie na podstawie normy zużycia paliwa

Jednym ze sposobów na kontrolowanie kosztów paliwa jest ustalenie normy zużycia paliwa przez pojazdy służbowe. Norma ta może być ustalana indywidualnie dla każdego pracownika lub na poziomie całego przedsiębiorstwa, a jej wysokość zależy od rodzaju pojazdu oraz wykonywanych czynności służbowych. Pracownik, który przekroczy ustaloną normę, musi pokryć dodatkowe koszty związane z zakupem paliwa.

Rozliczenie na podstawie tzw. ryczałtu

Kolejnym sposobem na rozliczenie kosztów paliwa jest wprowadzenie tzw. ryczałtu, czyli stałej kwoty przeznaczonej na zakup paliwa przez pracownika. W przypadku gdy pracownik nie wykorzysta całej kwoty ryczałtu na zakup paliwa, różnica zostaje mu wypłacona w formie dodatku do wynagrodzenia.