Księgowość w fundacjach. Co warto wiedzieć?

Wszystkie polskie fundacje (i stowarzyszenia) są zobowiązane prowadzić księgowość niezależnie od źródła ich przychodu. Ustawa o rachunkowości nakłada ten obowiązek na wszystkie organizacje, które mają osobowość prawną, czyli są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz organizacje bez osobowości prawnej, na przykład kluby sportowe.

 

Celem prowadzenia księgowości jest uporządkowanie wszystkich wydarzeń finansowych i stworzenie jasnego obrazu działalności i finansów organizacji. Fundacje powinny także przygotowywać roczne sprawozdanie finansowe, które wysyłane jest do urzędu skarbowego oraz do KRS w przypadku fundacji prowadzących działalność gospodarczą. 

Rzetelne podejście do księgowości w fundacji jest ważne nie tylko ze względu na rozliczenie z urzędem skarbowym, KRS i darczyńcami. Jest dowodem na uczciwość i sumienność osób działających w organizacji. Stanowi także podstawę dla planowania przyszłych działań, na przykład w dziale projektowym lub dziale marketingu.

 
Organizacje OPP powinny uwzględnić wydzielenie środków z 1%. Taka informacja jest istotna dla innych działań wewnątrz organizacji, na przykład sporządzaniu sprawozdania merytorycznego lub planowania projektów na przyszły rok. Podobnie organizacje prowadzące różne rodzaje działalności takie jak odpłatna, nieodpłatna, gospodarcza powinny to wyodrębniać w swoich księgach rachunkowych.

 
Księgowość może być prowadzona zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W wielu polskich organizacjach księgowość prowadzona jest nadal ręcznie, często w postaci tzw. amerykanki. 
W większych organizacjach, w których operacji finansowych w ciągu roku jest dużo, zdecydowanie lepiej sprawdzają programy do prowadzenia księgowości. Jeśli jednak nie mamy doświadczenia, najlepiej będzie, gdy zajmie się tym profesjonalne biuro rachunkowe.

  

Pełna czy uproszczona?

W roku 2015 pojawiła się możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) oraz zwolnienie z obowiązku przygotowania sprawozdania finansowego. Możliwość ta jest dostępna dla niektórych niewielkich organizacji pozarządowych, które nie mają statusu OPP i nie prowadzą działalności gospodarczej. Wymagania, jakie trzeba spełniać, żeby skorzystać z tej możliwości, określa szczegółowo ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (artykuł 10 a). Co istotne, fundacje, które spełniają wymagania zawarte w ustawie, mogą, lecz nie muszą skorzystać z tego przywileju.

Choć UEPiK zabiera mniej czasu niż prowadzenie pełnej księgowości (nie jest wymagane prowadzenie na przykład ewidencji operacji pieniężnych takich jak zaliczki, wyciągi bankowe), to nie zawsze jest to rozwiązanie najkorzystniejsze. Niektóre dane pominięte w UEPiK mogą i tak być potrzebne przy rozliczeniu z US lub grantodawcami. Za każdym razem decyzja o prowadzeniu uproszczonej księgowości wymaga przeanalizowania konkretnej sytuacji.