Usługi księgowe, a ochrona danych wrażliwych

Popularnie zwane RODO to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego, dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Wszystkie firmy oraz podmioty przetwarzające dane osobowe, czyli między innymi biura, świadczące usługi księgowe, zostały zobowiązane do spełniania wymogów nowej regulacji. Sprawdź, w jaki sposób chronione są dane klientów, korzystających z usług biur księgowych.

Biura rachunkowe zabezpieczają dane swoje i swoich klientów

Przede wszystkim biura usług księgowych zabezpieczają dane osobowe swoich pracowników oraz przetwarzane przez nie dane osobowe swoich klientów. Służą do tego specjalne programy komputerowe oraz systemy przechowywania dokumentów, takie jak na przykład zamykane szafy. Ponadto, zgodnie z RODO, przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się w oparciu o konkretną podstawę prawną, czyli w związku z wykonaniem przez biuro księgowe określonej umowy lub w związku z wypełnieniem ciążącego na nim obowiązku prawnego, wynikającego z prawa pracy lub prawa podatkowego.

Biuro rachunkowe podpisuje z klientem umowę, dotyczącą przetwarzania danych

Ponadto nasze biuro, oferujące usługi księgowe, każdorazowo podpisuje z klientem stosowną umowę o przetwarzaniu jego danych osobowych. Jest to tak zwana "umowa powierzenia", będąca zazwyczaj odrębnym dokumentem, dołączanym do umowy o współpracy. Znajdują się w niej klauzule, dotyczące akceptacji podmiotów, którym dane klienta będą powierzane, informacje o możliwości kontroli biura rachunkowego w zakresie powierzania danych wrażliwych oraz określenie przedziału czasu, w którym klient musi zostać powiadomiony o naruszeniu ochrony jego danych osobowych. Inne możliwe formy umowy, dotyczącej przetwarzania danych to:

• ankiety,
• oświadczenia woli,
• klauzule umowne
• audyty bezpieczeństwa przeprowadzane u potencjalnych partnerów.

Powierzone nam dane przetwarzamy wyłącznie w celu wykonania zawartej umowy i dodatkowo składamy stosowne oświadczenie o spełnianiu przez nas wymagań RODO.

Biuro księgowe prowadzi rejestry czynności przetwarzania

W trosce o bezpieczeństwo danych wrażliwych naszych klientów prowadzimy osobny dla każdego interesanta rejestr czynności przetwarzania, w którym opisujemy kategorię przetwarzania, czyli wskazujemy na przykład na obsługę księgową lub obsługę kadrowo – płacową. Z obowiązku prowadzenia rejestru zwolnieni zostali mikro i mali przedsiębiorcy, czyli zatrudniający poniżej 250 osób. Jeśli jednak, jak w przypadku biur rachunkowych, przetwarzają oni dane, mogące naruszać prawa i wolności osób, których dotyczą w sposób niesporadyczny oraz jeśli przetwarzanie dotyczy szczególnych kategorii danych obowiązek prowadzenia rejestru został dla nich utrzymany.

Decydując się na współpracę z naszym biurem usług księgowych możecie mieć Państwo pewność, że wasze dane wrażliwe są w pełni chronione.